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知识萃取:优秀员工和团队都在用的学习方式


经典影片《黑客帝国》里有这样一组镜头:基诺·李维斯演的尼奥问女主角会不会开飞机,对方说“还不会”,然后马上拿起电话:“Jack,我需要飞行程序,驾驶B—212直升机。”操作员Jack立刻帮她在一间塞满电脑的房间搜索,不到一分钟,女主角的大脑就接受了全部信息,充满信心地对尼奥说了句:“Let’s go!”

这组镜头被剪辑成《一分钟影片告诉你为什么要做知识管理》的开头,尽管带着艺术夸张的成分,但知识管理的重要性已可见一斑。而知识萃取就是知识管理的重要组成部分,可以挖掘、沉淀、传承和传播优秀的方法论,以加速员工成长、避免重复错误的发生、提升工作效率和组织绩效。

知识萃取:优秀员工和团队都在用的学习方式

那么,什么是知识萃取呢?知识萃取(Knowledge Extraction),就是从一大堆数据、信息、文本、经验中,通过合适的方法和工具,将菁华的知识抽取提炼出来的过程。

1、知识萃取的本质

知识萃取,萃取的是什么呢?我们先来看看到底什么是“知识”。

很多人经常混淆“知识”、“信息”和“数据”这些词。其实这些词是有递进顺序的——“数据”、“信息”、“知识”。

数据是最底层的,它代表了原始的素材,很多时候是一些列的符号而已。而信息,则上升一步,代表了经过处理加工后的数据,通常有一定的逻辑性。我们谈到的知识,是基于信息的基础上去提炼信息之间的联系,找规律,更重要的是获得对于行动的指导价值。也就是说,只有能够改变你行动的信息才是知识。在学习了一篇文章、了解一个观点之后,受到启发,改进了思考问题的方式或者做事的方法,这个信息才是知识。

而知识又有显性、隐性之分。“隐性”的意思是:优秀员工、专家往往都有自己的一套经验,一旦有情景触发,经验就能自然地发挥作用,指导他们做出判断和决策。这些经验的背后有着“隐性”的知识,但却没有被外化出来,需要优秀员工、专家自己,或者萃取师来进行知识梳理、总结和提炼。知识萃取要做的就是将隐性知识萃取出来。

简而言之,知识萃取的本质其实就是:

(1)用逻辑找到解决复杂问题的结构,将复杂问题拆解为一个个简单问题。

(2)运用知识呈现解决简单问题的基本规律。

然后,就可以教授大家去运用知识,在每个简单问题上做出判断,按照一定顺序完美地解决每一个简单问题,直至解决那个复杂问题。

2、知识萃取应具备的能力

知识萃取,谁来做呢?通常是标杆(优秀员工、专家)、或者萃取师(培训经理、内训师、教学设计师等)。

如果是标杆(优秀员工、专家)进行自我知识萃取,那么标杆需要具备一定的萃取能力:

(1)抽象能力。知识萃取需要找规律、挖实质、抽象出结构化的方法。

(2)通用管理理论的积累。各类管理理论本质上就是人类在各个管理领域的最佳实践的总和,很多通用理论对于不同领域也适用,甚至可能专家自己的经验做法就是运用了这些管理理论而不自知,所以通用管理理论的积累有助于将规律以知识的方式呈现出来。

(3)文字写作能力。写作需要对自己的思考、观察、经验等进行总结归纳,形成思路清晰的内容,转化成自己的语言。这其实就在帮助萃取知识。

如果是萃取师对标杆(优秀员工、专家)进行知识萃取,那萃取师除了前面提到的抽象能力、通用管理理论的积累、文字写作能力外,还需具备:访谈能力、引导能力、影响与推动能力、情商。若萃取的组织经验本身业务性很强、较为复杂,那萃取者最好还要懂一定的业务知识。

3、企业知识萃取的方法

企业知识萃取常见的方法有哪些呢?根据要萃取经验的复杂性和标杆(优秀员工、专家)自身萃取能力的强弱,可以将知识萃取的方法分为四种。

(1)个人式萃取

标杆通过自我反思,重现工作场景,总结其中的具体细节做法,通过自我概括和系统梳理形成关于某个经验的方法论,并进而给出经验的适用情景、注意事项和经典案例,帮助其他学习者更容易去掌握经验范式的落地。

适用于:经验比较简单,且标杆自身萃取能力比较强的情景。

(2)访谈式萃取

萃取师和标杆一起,通过萃取师的引导技巧帮助标杆进行反思和重现工作场景,总结经验情景中的具体细节做法,通过萃取师的初步自我概括和系统梳理,在标杆的帮助和反复确认之下,最终形成关于某个经验的方法论,并匹配经验的适用情景、注意事项和经典案例,帮助其他人更容易去掌握经验范式的落地。

适用于:经验比较复杂,且标杆自身能力比较强的情景。

(3)共创式萃取

以标杆为核心,通过萃取师和其他参与者的集体引导和提问(这里的其他参与者是指未来使用经验的人),帮助标杆进行工作场景的重现,总结经验的具体做法细节。通过由萃取师概括和系统梳理成关于某个经验的方法论,经过和标杆的单独确认后,成为标准化的经验输出,附加每个经验的适用情景、注意事项和经典案例,帮助其他学习者更容易去掌握。

适用于:经验比较复杂,且标杆自身能力比较弱的情景。

(4)观察式萃取

萃取师通过跟随标杆作业的方式,亲历标杆的工作场景,附加以适当的提问和思考去了解工作中的具体细节,然后对经验的所有内容进行系统概括和梳理,从而形成关于该经验的方法论,并给出经验的适用情景、注意事项和经典案例,帮助其他学习者更容易去掌握经验的应用技巧。

适用于:经验比较简单,但标杆自身能力比较弱的情景。

华为轮值CEO徐直军曾在知识管理大会上讲话说:“华为公司最大的浪费就是经验的浪费。我们十几万人的公司,全面推进知识管理,是让经验和知识能够为华为公司创造价值。”而知识萃取,作为知识管理的重要组成部分,无论是对个人还是组织,都有着显而易见的好处。知识萃取的实质是深度总结,所以,知识萃取本身就应该是个人和团队日常工作中的学习方式,是优秀员工和团队不可少有的学习方式。

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